Политика ООО «Хелен» в отношении обработки персональных данных

(Редакция от 05 марта 2026 года)

1. Общие положения

1.1. Статус документа.
Настоящая Политика ООО «Хелен» (далее — «Оператор») разработана в строгом соответствии с требованиями п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — ФЗ-152). Документ определяет порядок обработки персональных данных (далее — ПД) и меры по обеспечению их безопасности в ООО «Хелен» (ИНН 5837083805, адрес: 440028, Пензенская область, город Пенза, проезд Германа Титова, д. 4).

1.2. Сфера действия.
Политика распространяется на все операции с ПД, совершаемые Оператором как с использованием средств автоматизации (включая информационно-телекоммуникационные сети), так и без использования таковых.

1.3. Глоссарий (согласно ст. 3 ФЗ-152):

Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).
Оператор — ООО «Хелен», самостоятельно организующее обработку ПД, а также определяющее цели, состав ПД и совершаемые с ними действия.
Обработка ПД — любое действие (операция) с ПД, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.
Уничтожение ПД — действия, исключающие возможность восстановления содержания ПД в информационной системе и (или) приводящие к уничтожению материальных носителей.
Информационная система ПД — совокупность ПД, содержащихся в базах данных, а также технологий и технических средств, обеспечивающих их обработку.

2. Правовые основания и принципы обработки

2.1. Принципы обработки ПД (согласно ст. 5 ФЗ-152):

Законность и справедливость: обработка только на законных основаниях.
Целевая ограниченность: обработка исключительно для достижения конкретных, заранее определенных и законных целей.
Минимизация данных: недопустимость обработки ПД, избыточных по отношению к заявленным целям.
Точность и актуальность: Оператор принимает меры по удалению или уточнению неполных или неточных данных.
Срочность хранения: ПД уничтожаются по достижении целей или в случае утраты необходимости в них, если срок не установлен законом или договором.

2.2. Нормативно-правовая база.
Обработка осуществляется на основании Конституции РФ, Трудового кодекса РФ (ТК РФ), Гражданского кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, ФЗ-152 «О персональных данных», ФЗ-14 «Об обществах с ограниченной ответственностью», ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и Устава ООО «Хелен».

2.3. Специфика согласия.
В соответствии с актуальными требованиями ст. 9 ФЗ-152, согласие на обработку ПД должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Согласие оформляется отдельно от иных договоров и документов, подписываемых субъектом.

3. Таблица соответствия: Цели, категории, основания, способы и сроки

Категория субъектов	Цель обработки	Категории ПД	Правовое основание	Способ обработки	Срок обработки/хранения
Кандидаты на работу	Содействие в трудоустройстве, отбор персонала	ФИО, пол, гражданство, дата/место рождения, контакты, образование, опыт работы	Согласие субъекта (ст. 6 ФЗ-152)	Смешанная (автоматизир. и ручная)	До принятия решения о приеме/отказе (не более 30 дней)
Работники	Исполнение ТК РФ, ведение кадрового/бух. учета, охрана труда	ФИО, паспортные данные, адрес, СНИЛС, ИНН, доходы, воинский учет, фото (биом. ПД)*	Трудовой договор, ст. 6 ФЗ-152, ТК РФ	Смешанная	Срок договора + 50 лет архивного хранения (согласно ФЗ-125 для док-тов после 2003 г.)
Члены семьи работников	Предоставление льгот по ТК РФ, налоговые вычеты	ФИО, степень родства, дата рождения	Исполнение функций по закону (ст. 6 ФЗ-152, ТК РФ)	Смешанная	В течение срока действия трудового договора работника
Клиенты и контрагенты	Заключение и исполнение договоров, логистика	ФИО, паспортные данные, адрес доставки, телефон, ИНН, расчетный счет	Договор с субъектом (п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152)	Автоматизированная	Срок действия договора + 3 года (срок исковой давности)
Пользователи сайта	Анализ работы сайта	Файлы cookie и IP-адреса	Согласие субъекта (ст. 6 ФЗ-152)	Автоматизированная	До момента удаления файлов cookie Пользователем. Обработка IP-адреса прекращается по окончании сессии (закрытия вкладки браузера) или достижения целей аналитики

4. Протокол уведомления об инцидентах

4.1. В случае установления факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) ПД, повлекшей нарушение прав субъектов, Оператор обязан:

В течение 24 часов уведомить Роскомнадзор о произошедшем инциденте, его предполагаемых причинах, вреде и принятых мерах.
В течение 72 часов уведомить Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования и предоставить сведения о лицах, виновных в инциденте (при их наличии).

5. Оценка вреда и меры безопасности

5.1. Оценка вреда. Оператор проводит оценку вреда, который может быть причинен субъектам в случае нарушения ФЗ-152. Результаты оценки документируются Актом оценки вреда в соответствии с требованиями Приказа Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178.

5.2. Безопасность. Оператор реализует меры согласно ст. 19 ФЗ-152: назначение ответственного, учет носителей, использование сертифицированных средств защиты информации, обнаружение вторжений и обучение персонала.

6. Локализация и трансграничная передача

6.1. Локализация. Сбор и хранение ПД граждан РФ осуществляется исключительно с использованием баз данных, находящихся на территории РФ (ч. 5 ст. 18 ФЗ-152).

6.2. Адрес дата-центра: Базы данных ООО «Хелен» расположены по адресу: 196006, г. Санкт-Петербург, ул. Цветочная, д. 21, лит. А.

6.3. Трансграничная передача. Осуществляется только после уведомления Роскомнадзора (ст. 12 ФЗ-152) и при условии обеспечения иностранным государством адекватной защиты прав субъектов.

7. Права субъектов и механизм их реализации

7.1. Субъект ПД имеет право на доступ к своим данным, их уточнение, блокирование или уничтожение, а также на отзыв согласия.

7.2. Проверка полномочий. При обращении представителя субъекта Оператор в обязательном порядке осуществляет проверку его полномочий (наличие и действительность доверенности) согласно ч. 1 ст. 9 ФЗ-152.

7.3. Отзыв согласия. Для отзыва согласия необходимо направить уведомление на e-mail: info@helenltd.com либо почтовым отправлением по юридическому адресу. Оператор прекращает обработку в течение 10 рабочих дней с момента получения уведомления.

8. Порядок уничтожения данных

8.1. Основания и сроки. ПД подлежат уничтожению в течение 30 дней с момента достижения цели обработки или получения отзыва согласия.

8.2. Документирование (Приказ РКН № 179). Факт уничтожения подтверждается Актом об уничтожении ПД, составленным комиссией.

8.3. Техническое подтверждение. При автоматизированной обработке уничтожение признается завершенным только при наличии выгрузки из журнала (логов) регистрации событий в информационной системе.

8.4. Хранение. Акт об уничтожении и логи выгрузки подлежат хранению Оператором в течение 3 лет с момента уничтожения данных (согласно Приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179).

9. Заключительные положения

9.1. Настоящая Политика является общедоступным документом и размещается на сайте Оператора.

9.2. Ответственность за исполнение возлагается на Генерального директора.

Реквизиты:
ООО «Хелен», ИНН 5837083805, адрес: 440028, Пензенская область, город Пенза, проезд Германа Титова, д. 4

Генеральный директор ООО «Хелен» ___________________ Н.А. Романова

Дата актуализации: 05 марта 2026 года

Приложение 1

к Политике, утверждённой приказом ООО «Хелен» от 05 марта 2026 г.

Перечень персональных данных, обрабатываемых в информационной системе «Кадры и бухгалтерия»

Цель обработки: выполнение возложенных на оператора функций, полномочий и обязанностей, касающихся трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений.

Содержание сведений (категория субъектов: перечень ПДн)	Способы обработки	Категория ПДн	Правовое основание	Срок обработки
Работники: сведения о состоянии здоровья, год рождения, дата рождения, место рождения, семейное положение, социальное положение, сведения об образовании, профессия, доходы, данные документа, удостоверяющего личность, должность, номер телефона, адрес электронной почты, ИНН, СНИЛС, фамилия, имя, отчество, месяц рождения, пол, адрес регистрации, гражданство, реквизиты банковской карты, номер расчетного счета, сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименования и расчетного счета организации), отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете	смешанная	иные, специальные	Конституция Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Налоговый кодекс Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 29.11.2010 №326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации»; Федеральный закон от 16.07.1999 №165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»; Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»; Федеральный закон от 29.12.2006 №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»; Федеральный закон от 28.12.2013 №400-ФЗ «О страховых пенсиях»; Федеральный закон от 15.12.2001 №166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации»; Федеральный закон от 28.03.1998 №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»; Федеральный закон от 26.02.1997 №31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»; Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 №719 «Об утверждении Положения о воинском учете»; Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; Трудовой договор	Достижение цели обработки и истечение сроков хранения документов и сведений, содержащих персональные данные; прекращение деятельности организации
Уволенные работники: сведения о состоянии здоровья, год рождения, дата рождения, место рождения, семейное положение, социальное положение, сведения об образовании, профессия, доходы, данные документа, удостоверяющего личность, должность, номер телефона, адрес электронной почты, ИНН, СНИЛС, фамилия, имя, отчество, месяц рождения, пол, адрес регистрации, гражданство, реквизиты банковской карты, номер расчетного счета, сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименования и расчетного счета организации), отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете	смешанная	иные, специальные	Конституция Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Налоговый кодекс Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 29.11.2010 №326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации»; Федеральный закон от 16.07.1999 №165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»; Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»; Федеральный закон от 29.12.2006 №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»; Федеральный закон от 28.12.2013 №400-ФЗ «О страховых пенсиях»; Федеральный закон от 15.12.2001 №166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации»; Федеральный закон от 28.03.1998 №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»; Федеральный закон от 26.02.1997 №31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»; Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 №719 «Об утверждении Положения о воинском учете»; Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; Трудовой договор	Достижение цели обработки и истечение сроков хранения документов и сведений, содержащих персональные данные; прекращение деятельности организации
Родственники работников: год рождения, дата рождения, место рождения, фамилия, имя, отчество, месяц рождения, данные документа, содержащиеся в свидетельстве о рождении, место работы/учебы	смешанная	иные, специальные	Конституция Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Налоговый кодекс Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 29.11.2010 №326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации»; Федеральный закон от 16.07.1999 №165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»; Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»; Федеральный закон от 29.12.2006 №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»; Федеральный закон от 28.12.2013 №400-ФЗ «О страховых пенсиях»; Федеральный закон от 15.12.2001 №166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации»; Федеральный закон от 28.03.1998 №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»; Федеральный закон от 26.02.1997 №31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»; Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 №719 «Об утверждении Положения о воинском учете»; Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; Трудовой договор	Достижение цели обработки и истечение сроков хранения документов и сведений, содержащих персональные данные; прекращение деятельности организации

Приложение 2